Sgombero di un ufficio a fine locazione: la checklist

Quattro settimane prima

Leggere il contratto per lo stato di riconsegna. Inventario: postazioni, sedie, armadi, pareti attrezzate, macchine, server, metri lineari di archivio. Decidere cosa va nella nuova sede, cosa si vende, cosa si conferisce.

Tre settimane prima

Offrire in vendita gli arredi in buono stato: scrivanie, sedie ergonomiche, armadi metallici hanno mercato. Avviare la selezione dell’archivio: cosa va conservato per legge, cosa al macero.

Due settimane prima

Sopralluogo dell’impresa di sgombero, preventivo scritto con voci: smontaggio, RAEE, macero con attestato, conferimento, orari. Prenotare l’elettricista per gli impianti aggiuntivi e il tecnico IT per i dati.

Una settimana prima

Backup dei dati, hard disk rimossi dai computer che vanno conferiti. Scatole per ciò che si trasferisce. Avviso al palazzo per l’uso dell’ascensore e gli orari di carico.

Il giorno dello sgombero

Di sabato o di sera, per non disturbare gli altri uffici. Smontaggio delle postazioni, carico separato: legno, metallo, RAEE, carta al macero. Impianti a vista rimossi dopo l’elettricista.

Dopo

Fori chiusi, pulizia, verbale di riconsegna con foto. Formulari e attestato di macero al proprietario dei muri e all’azienda.

I dati

Un archivio o un computer conferiti con i dati dentro sono un problema legale prima che pratico. Il macero con attestato per la carta e la rimozione degli hard disk per i computer chiudono il rischio.

L’archivio: cosa conservare

Le aziende hanno obblighi di conservazione per documenti contabili, fiscali, del personale, contratti. Prima del macero serve una selezione fatta da chi conosce gli obblighi (commercialista, responsabile amministrativo). Ciò che va conservato si trasferisce o si affida a un archivio esterno; il resto va al macero con attestato.

Le pareti attrezzate e i controsoffitti

Molti uffici hanno pareti divisorie in cartongesso o vetro e controsoffitti installati dall’inquilino. Il contratto dice se vanno rimossi. Se sì, servono una squadra per lo smontaggio e il conferimento di cartongesso, vetro e metallo come inerti e recuperi; poi la chiusura dei fori e la tinteggiatura. Coordiniamo con l’impresa edile.

Uffici che si trasferiscono

Se l’azienda non chiude ma si sposta, il lavoro è un trasloco più uno sgombero: postazioni che vanno nella nuova sede, arredi vecchi da conferire, archivio da trasferire in parte. Un unico calendario nel weekend, con il lunedì operativo nella nuova sede, è l’obiettivo. Lo organizziamo con l’IT e l’elettricista.

Le postazioni e le sedie

Le scrivanie in laminato si smontano e vanno con il legno; i telai metallici con il ferro; le sedie ergonomiche in buono stato si vendono, quelle rotte si separano (plastica, metallo, tessuto). Un ufficio di dieci postazioni produce un carico misto che la squadra separa sul posto. Le sedie da riunione e i tavoli in vetro richiedono attenzione nel trasporto.

Server, rete e telefoni

Rack, switch, router, telefoni fissi, UPS con batterie al piombo: sono RAEE professionali. Le batterie degli UPS sono pericolose e vanno nel flusso dedicato. Prima del conferimento, il vostro IT deve aver spostato o cancellato i dati e rimosso i dischi. Coordiniamo con lui il giorno e l’ordine delle operazioni.

Studi medici e dentistici

Riuniti, sterilizzatrici, apparecchi radiologici, arredi sanitari: alcuni hanno vincoli di smaltimento specifici (apparecchi con sorgenti, rifiuti sanitari) e vanno gestiti con ditte specializzate che indichiamo. Il resto dello studio (sala d’attesa, segreteria, archivio con dati sensibili al macero) entra nel nostro lavoro.

Un esempio: studio di dieci persone in centro

Contratto con riconsegna a fine mese, stato: vuoto, con le pareti in cartongesso installate dallo studio da rimuovere. Quattro settimane prima: inventario di dodici postazioni, dieci armadi, una sala riunioni, un archivio di sessanta metri, un piccolo server. Le postazioni e le sedie ergonomiche vendute a un altro studio in due settimane. L’archivio selezionato dal commercialista: venti metri da conservare in un deposito esterno, quaranta al macero con attestato. Elettricista per le luci aggiuntive, IT per i dischi. Sgombero in un sabato con tre operatori: cartongesso demolito e conferito come inerte, RAEE separati, resto conferito. Lunedì: imbianchino. Riconsegna il giovedì con verbale, formulari e attestato di macero.

Chi paga cosa

Il canone corre fino alla riconsegna: ogni settimana di ritardo costa un pezzo di affitto. Le pareti installate dall’inquilino vanno rimosse a sue spese salvo accordo. Gli arredi lasciati senza accordo vengono rimossi dal proprietario e addebitati. Il modo per contenere tutto è chiudere nei tempi con una lista scritta: sgombero, rimozioni, ripristini, documenti. Con una lista, anche la cauzione torna senza discussioni.